Procedura formalna po przyznaniu dotacji dla przedsiębiorstwa

Procedura formalna po przyznaniu dotacji dla przedsiębiorstwa

Wraz z otrzymaniem decyzji o pozytywnej ocenie merytorycznej złożonego wniosku o dofinansowanie przedsiębiorstwo rozpoczyna kilka ścieżek procedur formalnych, których spełnienie warunkuje otrzymanie i rozliczenie środków dotacyjnych. Aby przybliżyć wymogi formalne stawiane przed beneficjentami, przygotowaliśmy syntetyczny opis poszczególnych procedur.

Umowa o dofinansowanie

Po kilku tygodniach od publikacji listy projektów rekomendowanych do wsparcia, beneficjent otrzymuje zaproszenie do podpisania umowy o dofinansowanie wraz z wykazem niezbędnych załączników, które należy uprzednio przygotować i dostarczyć do instytucji udzielającej wsparcia. Czas na dopełnienie wymogów formalnych przed podpisaniem umowy wynosi zwykle 14 dni.

Zakupy i przetargi

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie przedsiębiorca może dokonywać zakupów poprzedzonych postępowaniami ofertowymi przeprowadzanymi zgodnie z zasadą konkurencyjności, z gwarancją refundacji części kosztów według poziomu dofinansowania. Zgodnie z wytycznymi, ponoszenie wydatków w ramach projektu dozwolone jest po złożeniu wniosku o dofinansowanie. Proces ten realizowany na tym etapie jest jednak obarczony ryzykiem dla Wnioskodawcy, wynikającym z możliwości nieprzyznania dotacji i tym samym, braku refundacji kosztów. Niezależnie od momentu ponoszenia wydatków w ramach projektu, przedsiębiorca zobowiązany jest do stosowania tzw. „zasady konkurencyjności”, która szczegółowo określa sposób i okres przeprowadzania postępowań ofertowych.

Wnioski o zaliczkę i płatności pośrednie

Regulamin naboru, w którym bierze udział przedsiębiorca, każdorazowo precyzuje kwestię możliwości występowania z wnioskiem o zaliczkę. W przypadku konkursów, które dopuszczają możliwość zaliczkowania, od wnioskującego o zaliczkę beneficjenta wymaga się przedstawienia dodatkowych zabezpieczeń finansowych wykonania umowy o przyznaniu dotacji.
Wniosek o płatność pośrednią służy głównie wnioskowaniu o refundację wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta. Częstotliwość składania wniosków o płatność pośrednią określona jest w umowie o dofinansowanie, zwykle jednak wymaga się od beneficjentów złożenia co najmniej jednego wniosku w okresie kwartału. W momencie składania wniosku o płatność beneficjent może wystąpić z prośbą o przesunięcie środków między kategoriami kosztów. Jest to możliwość, z której często korzystają nasi klienci, a dotyczy przypadku, w którym zaistniały kategorie kosztów, w których wygenerowano oszczędności oraz kategorie, w których poniesiono większe nakłady od zaplanowanych w budżecie.

Zmiany w projekcie podczas realizacji

Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie projektu. Zwykle drobne zmiany (np. formalne) mogą być dokonywane bez wcześniejszej zgody instytucji udzielającej wsparcia. O ich zaistnieniu należy jednak poinformować w terminie określonym w umowie o dofinansowanie. Zmian można dokonywać również w odniesieniu do pierwotnych założeń projektu. W większości przypadków wymagane jest wtedy uzyskanie zgody instytucji udzielającej dofinansowania na wprowadzenie zmiany. Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić to instytucji, która udzieliła dofinansowania. Modyfikacje projektu mogą dotyczyć np.: budżetu (zmiana wartości łącznych wydatków projekcie, przesuwanie wydatków); wskaźników realizacji projektu, zakresu projektu (np. rezygnacja z zakupu); harmonogramu. Część z wyżej wymienionych zmian wymaga sporządzenia aneksu do umowy. Szczegółowy zakres zmian wymagających aneksowania jest określony w umowie o dofinansowanie.

Zakończenie inwestycji

Realizacja projektu kończy się złożeniem przez beneficjenta wniosku o płatność końcową. Płatność końcowa przekazywana jest po:
- zatwierdzeniu wniosku oraz poświadczeniu ujętych w nim poniesionych wydatków;
- przeprowadzeniu przez instytucję udzielającą wsparcia kontroli realizacji projektu w celu stwierdzenia zrealizowania projektu zgodnie z umową, wnioskiem o dofinansowanie, przepisami prawa wspólnotowego i polskiego, zasadami programu oraz stwierdzenia osiągnięcia zakładanych wskaźników produktów i celów realizacji projektu.

Okres trwałości

Moment otrzymania płatności końcowej jest jednocześnie momentem rozpoczęcia okresu trwałości projektu, który dla przedsiębiorców sektora MŚP wynosi 3 lata. Po zakończeniu realizacji projektu beneficjent nadal musi wypełniać obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie, które mają zastosowanie w tym okresie, którymi są zachowanie w niezmienionej formie i wymiarze efektów projektu (m.in. zakupionych środków trwałych i stworzonych miejsc pracy). Wypełnienie warunków umowy o dofinansowanie, mających zastosowanie w tym okresie jest warunkiem koniecznym, obwarowanym sankcją zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami. Z konsekwencją jej praktycznego zastosowania spotkała się jedna z firm produkcyjnych, która w ramach projektu zakupiła linię do malowania proszkowego. Linia ta została przez nią zbyta przed upływem 3 lat od momentu zakończenia projektu, co poskutkowało wezwaniem do zwrotu przyznanej dotacji po przeprowadzeniu kontroli w okresie trwałości.

Chcesz dowiedzieć się więcej – skontaktuj się z naszymi konsultantami!

Comments are closed.